Wie Software-Roboter die Prozessoptimierung unterstützen

Kontinuierliche Verbesserung ist die Kunst einen Prozess stetig zu messen und zu optimieren. Ich spreche hier bewusst von einer Kunst. Zwar liegt es in der Natur des Menschen, dass er kontinuierlich nach Verbesserung strebt, jedoch fehlen im Tagesgeschäft schlichtweg oft einfach die Zeit und deshalb auch die Disziplin dazu, entsprechende Optimierungen methodisch korrekt und dadurch nachhaltig anzugehen.

Software-Roboter, besser bekannt unter dem englischen Terminus «Robotic Process Automation» (kurz RPA), bieten hier eine willkommene Möglichkeit zur Unterstützung. Ist ein Prozess erst mal (teil-)automatisiert, können die Software-Roboter in effizienter Art und Weise zusätzliche Daten während der Prozessbearbeitung erfassen und aufbereiten. Diese Daten können dann in vielfältiger Hinsicht Informationen liefern, wo und wie der Prozess weiter optimiert werden kann. Zusätzlich entlasten die digitalen Helfer ihre menschlichen Kollegen, wodurch diese auch wieder die Zeit finden, die gewonnen Daten zu analysieren und in verwertbare Erkenntnisse zur Verbesserung umzusetzen.

Eine kurze Anekdote dazu: Ich habe kürzlich mit einem befreundeten IT Manager über eine potentielle Automatisierung der Backup-Kontrolle gesprochen. Es war nicht eine offizielle Prozessanalyse als Teil eines Auftrages für IKAVA, mehr eine Fachsimpelei unter Kollegen. Nachdem wir die Lösung vor unserem geistigen Auge angefangen haben aufzubauen, war für meinen Kollegen jedoch innert kürzester Zeit nicht mehr die Zeitersparnis für die Mitarbeiter der primäre Fokus, sondern er begann viel mehr die Möglichkeiten zu sehen, was man denn sonst noch während der Kontrolle alles prüfen könnte. So dachte er z.B. daran die Durchlaufzeit der einzelnen Backups als Trend zu erfassen um so einen Frühwarnindikator zu erhalten. Er hatte einige solcher Ideen, welche für einen Roboter leicht umzusetzen sind. Hier noch eine Maske zusätzlich öffnen, da noch ein Feld kopieren, standardisierte Daten ohne jegliche Abweichung oder «Konzentrationsfehler»: alles kein Problem. Den bestehenden IT-Mitarbeitern diese zeitaufwendige und eher monotone Aufgabe zusätzlich aufzubürden, sah er hingegen als nicht zielführend an.

Es handelt sich hierbei offensichtlich um ein stark vereinfachtes Beispiel. Aber es zeigt diesen zusätzlichen Mehrwert der Automatisierung auf, welcher weit über die reine Einsparung von Kosten und Zeit hinausgeht. Und auch wenn es sich dabei um einen Anwendungsfall aus der IT handelt, lässt sich das Gedankenspiel auch auf beinahe beliebige andere Prozesse aus Finanz, HR, Kundenservice, usw. übertragen.

Ich hoffe diese kurze Anekdote hat Ihnen gefallen und ich konnte damit den einen oder anderen Robotic Process Automation Spezialisten dazu anregen, sich während der Prozessanalyse- und Lösungsdesign-Phase nicht «nur» auf Kontrollen zur Überwachung des reibungslosen Betriebs der Roboter zu fokussieren, sondern sich darüber hinaus auch Gedanken zu relevanten Kennzahlen für eine stetige Prozesskontrolle und -Optimierung zu machen.


Fabian Wilhelm, Managing Partner, Leiter Verkauf und Kundenprojekte
Fabian hat in den letzten 15 Jahren für verschiedene Konzerne und KMUs Prozessoptimierungen und -automatisierungen durchgeführt oder dabei geholfen, entsprechende interne Kompetenzzentren aufzubauen. Wie dürfen wir Ihnen helfen?

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